บริหารพนักงาน Work from home อย่างไรให้มีประสิทธิภาพ

การแพร่ระบาดของไวรัสโคโรน่าทำให้พนักงานทั่วโลกต้องเปลี่ยนวิถีการทำงานมาเป็นการทำงานจากที่บ้าน (Work from home) หลายบริษัทยังไม่คุ้นเคยกับระบบเหล่านี้และอาจจะยังสับสนว่าควรจะทำอย่างไรถึงจะตรวจสอบได้ว่าพนักงานทำงานที่บ้านได้อย่างมีประสิทธิภาพเพราะไม่สามารถมองเห็นได้ว่าตอนนี้พนักงานของตนกำลังทำงานอยู่จริงหรือเปล่า  รวมไปถึงการจัดการเวลาทำงานและค่าใช้จ่ายจิปาถะให้พนักงานในช่วงการระบาดของ COVID-19 

วันนี้เราจึงมีไกด์ไลน์ง่ายๆมาแนะเป็นแนวทางให้บริษัทของคุณได้ลองนำไปใช้ดู

 

 

  1. อย่าเพิ่งเครียดไป คุณไม่ได้เผชิญเหตุการณ์นี้คนเดียว 

ตอนนี้ทุกคนกำลังเผชิญหน้ากับเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิดเป็นครั้งแรก และทุกคนก็กำลังค่อยๆเรียนรู้ไปด้วยกัน

ปัญหาแรกที่เห็นได้ชัดคือการติดตามเวลาทำงาน เพราะการทำงานที่บ้านนั้นไม่เหมือนที่ออฟฟิศ ที่บ้านของพนักงานไม่มีเครื่องบันทึกเวลาการทำงานของพนักงาน นอกจากว่าคุณจะมีระบบบันทึกเวลาพนักงานออนไลน์ที่จะช่วยให้จัดระเบียบเวลาการทำงานของพนักงาน ไม่ให้ทำนอกเหนือเวลางานและเตือนให้พักทานข้าวและพักเบรคในเวลาที่ระบุไว้

ถ้าคุณไม่มีระบบบันทึกเวลาพนักงานออนไลน์คุณอาจกำหนดให้พนักงานส่งอีเมลในช่วงเช้าและเย็นของวันและช่วงก่อนและหลังพักเที่ยง อีกตัวเลือกหนึ่งคือ คุณอาจจะให้พนักงานทำรายการบันทึกเวลาแล้วส่งอีเมลให้คุณ

หรือปรึกษากับ Bytecrunch เพราะเราเองก็มีระบบที่สามารถให้พนักงานกด เช็คอิน การทำงานจากที่บ้านและสามารถออกเป็นรายงานได้

 

2.เปิดใจให้กว้าง 

คุณอาจได้รับคำขอที่คุณอาจรู้สึกว่ามันฟังดูไม่ค่อยสมเหตุสมผลนัก จากพนักงานที่ทำงานที่บ้าน คุณอาจรู้สึกอยากปฏิเสธคำขอของพวกเขาก่อนที่พวกเขาจะพูดจบประโยคซะอีก แต่เราขอให้คุณยับยั้งความรู้สึกนั้นไว้ก่อน ลองเปิดใจฟังพวกเขาและทำความเข้าใจว่าพวกเขากำลังมาขอความช่วยเหลือจากคุณอยู่

 

 

  1. พิจารณานโยบายต่างๆอีกครั้ง

เช็กอีกครั้งว่าคุณได้สื่อสารข้อมูลที่สำคัญแก่พนักงานหรือยัง และมีนโยบายอะไรที่คุณแก้ไข หรือเพิ่มเติมสำหรับรับมือช่วงการระบาดของ COVID-19 บ้าง

มีเคสตัวอย่างที่พนักงานที่ทำงานที่บ้านเกิดลื่นล้ม หรือได้รับบาดเจ็บในขณะที่ทำสวนอยู่ในบ้าน ซึ่งเป็นเวลาเดียวกับเวลางาน กรณีเหล่านี้สามารถเกิดขึ้นได้ และคุณสามารถรับมือกับมันได้โดยการวางนโยบายความปลอดภัย โดยแจ้งให้พนักงานทำงานในสถานที่ปลอดภัย หรือถ้าหากพนักงานมีเหตุที่ไม่สามารถหาที่ทำงานที่เหมาะสมได้ก็ต้องแจ้งทางบริษัทเพื่อหาวิธีแก้ไขต่อไป 

ทั้งนี้ยังรวมถึงกรณีหากพนักงานบาดเจ็บขณะปฏิบัติงานขึ้นมา กรณีใดบ้างที่บริษัทของคุณพิจารณาให้ความช่วยเหลือ และกรณีใดที่ไม่สามารถช่วยได้ การวางนโยบายที่ชัดเจนก็จะช่วยให้พนักงานรู้ขอบเขต ทั้งยังระวังตัวขณะทำงานอีกด้วย

 

4.คิดนอกกรอบ

ภายในสถานการณ์กดดันต่างๆ ให้คุณลองคิดนอกกรอบเดิมๆที่เคยทำมาดู คุณอาจจะพบวิธีการทำงานใหม่ๆที่ดีกว่าเดิม หรือแนวทางการแก้ไขปัญหาที่คุณไม่เคยนึกถึงมาก่อนก็ได้

 

แนวทางการคืนค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ

 

 

Reimbursable expenses คือ ค่าใช้จ่ายที่พนักงานจ่ายไปเพื่อทำธุรกรรมเกี่ยวกับบริษัท เช่น ค่าเดินทางไปหาลูกค้า ค่าโทรศัพท์ เป็นต้น แน่นอนว่าพอพนักงานทำงานจากที่บ้าน บริษัทก็จำเป็นต้องกำหนด และทบทวนค่าใช้จ่ายในส่วนนี้อย่างเหมาะสมด้วย 

 

ค่าโทรศัพท์ : พนักงานที่ใช้โทรศัพท์ส่วนตัวสำหรับการทำงานควรได้รับค่าโทรศัพท์ในอัตราที่เหมาะสมกับเนื้องาน ค่าใช้จ่ายในส่วนนี้อาจจะเพิ่มขึ้นเมื่อพนักงานทำงานจากที่บ้านโดยตรง ในเวลานี้คุณควรพิจารณาขึ้นค่าโทรศัพท์ให้เป็นระยะชั่วคราว พร้อมทั้งแจ้งพนักงานถึงการเพิ่มค่าโทรศัพท์ดังกล่าวว่าเป็นจำนวนที่พวกเขาเห็นด้วยหรือไม่

 

ค่าอินเทอร์เน็ต : พนักงานที่ทำงานจากที่บ้านก็ควรได้รับเงินคืนบางส่วนจากการที่พวกเขาต้องใช้ WIFI ส่วนตัวในการทำงาน บริษัทอาจจะขอบิลค่าอินเทอร์เน็ตของพนักงานมาคำนวณหารอัตราชั่วโมงที่พนักงานใช้ทำงาน สมมุติว่า 8 ชั่วโมงในการทำงาน หารด้วย 24 ชั่วโมงต่อวัน ค่าใช้จ่ายที่บริษัทควรจ่ายคืนให้กับพนักงานคือ 1/3 ของการใช้งานทั้งหมดในช่วงที่พนักงานต้องทำงานจากที่บ้านแบบนี้

 

ค่าใช้จ่ายอื่นๆ : แม้พนักงานที่ทำงานที่บ้านจะมีค่าใช้จ่ายอื่นๆ เช่น ค่าน้ำ ค่าไฟ และค่าใช้จ่ายอื่นๆ แต่เมื่อพูดถึง Reimbursable expenses แล้ว ในทางกฎหมายก็ระบุไว้ชัดเจนว่าต้องเป็นค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับหน้าที่และความรับผิดชอบที่ได้รับของพนักงานเท่านั้น เพราะฉะนั้นค่าใช้เหล่านี้จึงไม่สามารถ Reimbursable expenses ได้

 

หากคุณยังไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นใช้โปรแกรมบริหารทรัพยากรบุคคลหรือระบบบริหารจัดการกะเวลาของพนักงานอย่างไรและฟังก์ชันต่าง ๆจะตอบสนองความต้องการใช้งานของบริษัทคุณหรือไม่

คุณสามารถปรึกษา Bytecrunch ฟรีได้ทาง 02 026 3297 หรือติดต่อ sales@byte-crunch.com