รายงานเอกสารราชการที่ต้องรู้ก่อนยื่นภาษีสำหรับ HR PAYROLL มือใหม่

ตามกฏหมายแล้ว การทำกิจการใดก็ตามที่มีพนักงานตั้งแต่ 1 คนขึ้นไป บริษัทนั้นต้องขึ้นทะเบียนนายจ้าง (สปส. 1-01) และทำประกันสังคมให้แก่ลูกจ้างทุกคนเพื่อให้สิทธิพื้นฐานแก่ลูกจ้างภายใน 30 วัน และเมื่อมีลูกจ้างเพิ่มก็ต้องแจ้งขึ้นทะเบียนลูกจ้างคนนั้นๆภายใน 30 วันเช่นกัน เพราะหากฝ่าฝืนจะมีความผิดตามกฏหมายที่จำคุกไม่เกิน 6 เดือนหรือ ปรับไม่เกิน 20,000 บาท หรือทั้งจำทั้งปรับ ส่วนฝ่าย HR Payroll หรือ ฝ่ายจัดการบัญชีเงินเดือนมือใหม่เองอาจจะหัวหมุนกับการเตรียมเอกสารแบบฟอร์มยื่นภาษีเพื่อส่งยื่นภาษีของบริษัทในทุกเดือน หรือทุกรอบปี หากกลัวว่าการทำบัญชีเงินเดือนและแบบฟอร์มยื่นภาษีแบบแมนนวลจะเสี่ยงกับข้อผิดพลาดแล้วล่ะก็ โปรแกรมคิดภาษีดีๆอาจจะเป็นตัวช่วยให้เราไม่หลุดข้อมูลสำคัญๆของบริษัทแบบฟอร์มยื่นภาษีของบริษัทก็ได้ ยังไงแล้ววันนี้เราจะมาสรุปให้ฟังง่ายๆก่อนดีกว่าว่าเอกสารยื่นภาษีของบริษัทที่ต้องใช้ยื่นภาษีมีอะไรบ้างและยื่นตอนไหนบ้าง

ภงด.1 – ภงด. ย่อมาจาก แบบยื่นรายการภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย ซึ่งมีอยู่ 2 แบบคือ ภงด.1 และ ภงด.1ก

ภงด.1 เป็นแบบฟอร์มยื่นภาษีสำหรับยื่นภาษีหัก ณ ที่จ่ายของเงินเดือนแต่ละเดือนที่รายได้ต่อเดือนถึงฐานภาษีที่รัฐกำหนด แต่ถ้าเงินได้ไม่ถึงเกณฑ์ก็ไม่ต้องยื่นเอกสารตัวนี้

สปส.1-10 คือ แบบฟอร์มแสดงการส่งเงินสมทบประจำเดือนของบริษัทที่มีลูกจ้าง ที่ต้องยื่นให้กับสำนักงานประกันสังคม พูดง่ายๆก็คือ แบบฟอร์มยื่นภาษีนี้จะเป็นรายการแจกแจงว่าเดือนที่ผ่านมาพนักงานในบริษัทแต่ละคนเงินเดือนเท่าไหร่บ้างและบริษัทได้ทำการหักส่งเงินสมทบประกันสังคมเท่าไหร่บ้างในเดือนนั้น โดยทำส่งในช่วงต้นเดือน

สปส.1-03,1-03/1

สปส.1-03 คือ แบบขึ้นทะเบียนผู้ประกันตน สำหรับลูกจ้างที่ไม่เคยขึ้นทะเบียนประกันตนมาก่อน หรือไม่เคยขึ้นทะเบียนผู้ประกันตน ส่วนแบบฟอร์ม (สปส.1-03/1) เป็นแบบฟอร์มสำหรับผู้ที่เคยยื่นประกันตนมาก่อนแล้ว

นายจ้างหรือบริษัทสามารถส่งข้อมูลผู้ประกันตนของลูกจ้างให้แก่สำนักงานประกันสังคม ได้ดังนี้

- ยื่นแบบฟอร์มแบบขึ้นทะเบียนผู้ประกันตน (สปส.1-03) หนังสือแจ้งการสิ้นสุดความเป็นผู้ประกันตน (สปส. 6-09) แบบแจ้งการเปลี่ยนแปลงข้อเท็จจริงผู้ประกันตน (สปส. 6-10)

- ยื่นข้อมูลแบบบันทึกใน CD

- ยื่นผ่านระบบออนไลน์

หลักฐานที่ต้องเตรียมไปในวันยื่นแบบขึ้นทะเบียน

• กรอกแบบฟอร์มขึ้นทะเบียนผู้ประกันตน (สปส.1-03)
• บัตรประจำตัวประชาชน
• ใบอนุญาตทำงานและสำเนา Passport ในกรณีลูกจ้างเป็นชาวต่างชาติ
• ส่วนลูกจ้าง ที่เคยยื่นแบบขึ้นทะเบียนผู้ประกันตนมาแล้ว ใช้ฟอร์ม (สปส. 1-03/1) ภายใน 30 วันนับแต่วันที่ลูกจ้างเข้าทำงาน

หลังยื่นเอกสารเป็นที่เรียบร้อยแล้ว นายจ้างจะต้องจัดทำเอกสารตามแบบ สปส. 1-10 ส่วนที่ 1 และ สปส. 1-10 ส่วนที่ 2 เพื่อหักเงินสมทบในส่วนของลูกจ้างทุกครั้งที่มีการจ่ายค่าจ้างและส่งเงินสมทบในจำนวนเท่ากับที่ลูกจ้างทั้งหมด จากนั้นนำส่งกองทุนประกันสังคม โดยทำได้ 2 ทางดังนี้

• นำส่งสำนักงานประกันสังคมในเขตพื้นที่/จังหวัดด้วยตัวเองหรือทางไปรษณีย์ เป็นเงินสดหรือเช็ค ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป
• ชำระเงินผ่านธนาคารกรุงไทย จำกัด (มหาชน) หรือ ธนาคารกรุงศรีอยุธยา จำกัด (มหาชน) ธนาคารธนชาต สาขาในจังหวัดที่บริษัทตั้งอยู่

สปส. 6-09 คือ แบบแจ้งการสิ้นสุดความเป็นผู้ประกันตน ใช้ในกรณีพนักงานลาออก

ให้บริษัทแจ้งตั้งแต่วันที่ลูกจ้างสิ้นสุดการทำงานไม่เกินวันที่ 15 ของเดือน ถัดจากเดือนที่มีการเปลี่ยนแปลง มิฉะนั้นจะมีความผิดต้องระวางโทษ จำคุกไม่เกิน 6 เดือน หรือปรับไม่เกิน 20,000 บาท หรือทั้งจำทั้งปรับ

ภงด.1ก –

เป็นเอกสารรวมจำนวนเงินเดือนทั้งปีและรายชื่อพนักงานของบริษัท และยื่นในเดือนกุมภาพันธ์ของปีถัดไป แต่หากธุรกิจนั้นดำเนินการโดยเจ้าของธุรกิจแต่เพียงผู้เดียว โดยไม่มีลูกจ้างก็ไม่ต้องยื่น ภงด.1ก

50 ทวิ

หรือ หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย ซึ่งเนื้อหาในเอกสารก็จะระบุเงินได้ของบุคคลผู้รับเงินได้ หรือลูกจ้างว่ามีเท่าไหร่ มาจากแหล่งใดบ้าง โดยหักภาษีไว้ตามอัตราที่กำหนด หลังจากนั้นก็นำภาษีที่หักไว้นี้ ส่งกรมสรรพากร ภายในวันที่ 7 ของเดือนถัดไป โดยลูกจ้างหรือผู้รับเงินได้จะได้รับ ใบทวิ 50 จำนวน 2 ฉบับ :

– ฉบับที่ 1 สำหรับใช้แนบแบบแสดงรายการภาษี

– ฉบับที่ 2 สำหรับเก็บไว้เป็นหลักฐาน

กท. 20 คือ แบบแสดงเงินค่าจ้างประจำปีที่นายจ้างต้องยื่นให้ลูกจ้างทุกปีเพื่อจ่ายเข้ากองทุนเงินทดแทน

โดยกองเงินทุนทดแทนนี้เป็นกองทุนที่จัดตั้งขึ้นเพื่อเป็นทุนในการจ่ายเงินทดแทนให้แก่ลูกจ้าง เมื่อลูกจ้างประสบอันตรายหรือเจ็บป่วยหรืออันตรายถึงชีวิตเนื่องจากการทำงานให้นายจ้างโดยนายจ้างเป็นผู้มีหน้าที่จ่ายเงินสมทบเข้ากองทุนเพียงฝ่ายเดียวและเก็บปีละ 2 ครั้ง ดังนี้

ครั้งที่ 1 – ภายใน 31 มกราคมของทุกปี เรียกว่า “เงินสมทบประจำปี” (เว้นแต่ปีแรกที่ขึ้นทะเบียน นายจ้างต้องจ่ายภายใน 30 วันนับแต่มีลูกจ้าง 1 คนขึ้นไป)

ครั้งที่ 2 – ภายใน 31 มีนาคมของทุกปี เรียกว่า “เงินสมทบจากการรายงานค่าจ้าง”

เอกสารต่างๆเหล่านี้เราสามารถหาโหลดได้ในเว็บของ กรมสรรพากรได้เลย (http://www.rd.go.th) และกรอกข้อมูลเพื่อนำไปยื่นตามกำหนด แต่หากต้องการตัวช่วยให้การทำเอกสารของคุณสะดวกรวดเร็วยิ่งขึ้น ลองทดลองโปรแกรมคิดภาษีของ ByteHR ได้ฟรี ไม่ต้องเป็นห่วงเรื่องจะยื่นเอกสารหรือคิดภาษีไม่ครบ เพราะแบบฟอร์มเอกสารต่างๆสามารถดาวน์โหลดและทำยื่นเอกสารได้ครบ จบในโปรแกรมคิดภาษีของ Bytechruch ทีเดียวเลย

หากคุณยังไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นใช้โปรแกรมบริหารทรัพยากรบุคคลอย่างไรและฟังก์ชันต่างๆจะตอบสนองความต้องการใช้งานของบริษัทคุณหรือไม่ คุณสามารถปรึกษาผู้เชี่ยวชาญของ ByteHR ฟรีได้ทาง 02 026 3297 หรือติดต่อ sales@byte-hr.com

อ้างอิง

Image credit : www.pixabay.com