ระบบติดตามผู้สมัคร (ATS) คืออะไร ในการสรรหาบุคลากร?

ระบบติดตามผู้สมัคร An applicant tracking system (ATS) คือ ซอฟต์แวร์ที่ช่วยองค์กรในการจัดการและรวบรวมข้อมูลผู้สมัคร จัดระเบียบ คัดกรองข้อมูลผู้สมัครตามประสบการณ์และทักษะ บางระบบก็มี AI มาช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการประเมินผู้สมัครที่ตรงกับความต้องการของบริษัทมากที่สุด

บางคนอาจจะยังไม่รู้ว่าบริษัทยักษ์ใหญ่หลายที่ใช้ระบบ ATS ในขั้นต้นของการคัดกรองใบสมัครจำนวนมาก ก่อนจะถึงมือฝ่ายบุคลากร ซึ่งก็ไม่น่าแปลกใจ หากเราลองคิดว่าวันหนึ่ง ๆ บริษัทที่มีแต่คนอยากเข้าเช่น Google จะได้รับอีเมลสมัครงานสักกี่ร้อยฉบับกันในหนึ่งตำแหน่งงาน จะให้ฝ่ายบุคคลมานั่งอ่านทีละคน คงไม่ไหวแน่ ดังนั้นระบบ ATS จึงเป็นระบบที่เข้ามาช่วยแบ่งเบาภาระของฝ่ายทรัพยากรบุคคลได้คัดกรองผู้สมัครได้เร็วขึ้น วันนี้ ByteHR จะมาอธิบายให้ฟังว่าระบบ ATS นี้คืออะไร

ทำไม HR Recruitment ต้องใช้ระบบ ATS?

• ช่วยจัดหาและดึงดูดผู้สมัครที่มีคุณสมบัติเหมาะสม

หลายองค์กรยังคงพบเจอกับปัญหาในการค้นหาผู้สมัครที่มีทักษะสูง ตามที่บริษัทต้องการ หรือไม่แน่ใจว่าควรจะเขียนคำบรรยายประกาศงานอย่างไรจึงจะสามารถดึงดูดคนเหล่านี้ในตลาดงานได้ ระบบ ATS สามารถช่วยจัดการกับความท้าทายที่สำคัญเหล่านี้ได้ โดยบางระบบสามารถเสริมประสิทธิภาพด้วยปัญญาประดิษฐ์ (AI) และสร้างโปรไฟล์ของผู้สมัครในอุดมคติ ช่วยประเมินและระบุทักษะ และคาดการณ์ปัจจัยความสำเร็จเพื่อเพิ่มการจ้างงานแต่ละรายให้เกิดประโยชน์สูงสุด สิ่งนี้ช่วยให้องค์กรเข้าใจพฤติกรรมของผู้สมัครได้ดีขึ้น และกำหนดเป้าหมายในการค้นหาผู้สมัครงานเฉพาะบนแพลตฟอร์มและช่องทางที่พวกเขาใช้บ่อยที่สุด

• เพิ่มการมีส่วนร่วมของผู้สมัคร

การสรรหาบุคคากร เป็นกระบวนการที่ต้องอาศัยการติดต่อสื่อสารอย่างมาก บริษัทอาจสูญเสียโอกาสในการคว้าตัวผู้สมัครที่มีความสามารถที่บริษัทต้องการเพียงเพราะตอบกลับช้าหรือจัดตารางการสัมภาษณ์ไม่ดี ระบบ ATS จะช่วยประเมินให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคลเห็นภาพรวมในส่วนนี้ได้ เพื่อป้องกันการสื่อสารที่ตกหล่น

• ปรับปรุงประสิทธิภาพและลดต้นทุน

หากทีมสรรหาบุคลากรไม่ได้มีการสื่อสาร หรือระบบการทำงานที่มีประสิทธิภาพมากพอ ก็จะทำให้กระบวนการว่าจ้างเกิดความล่าช้า สิ่งนี้นำไปสู่อัตราส่วนต้นทุนต่อการจ้างงานและเวลาในการจ้างงานที่สูงขึ้น ระบบ ATS จะช่วยแสดงผลการติดตามกระบวนการสรรหาอย่างอัตโนมัติ เพิ่มการมองเห็นวงจรการจ้างงานสำหรับทีมสรรหาทั้งหมด และเพิ่มโอกาสในการสื่อสารตลอดเส้นทางของผู้สมัคร

• คงความสามารถในการแข่งขัน

ในปี 2019 99% ของบริษัทใน Fortune 500 ใช้ระบบ ATS ในกระบวนการจ้างงาน ซึ่งเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขันเพื่อค้นหาผู้สมัครที่มีความสามารถระดับสูงได้ดีขึ้นและรวดเร็วยิ่งขึ้น

• เพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการเตรียมความพร้อมพนักงานเมื่อเริ่มงาน

ระบบ ATS ที่เหมาะสมยังช่วยผู้สมัครที่บริษัทรับเข้าทำงานเตรียมความพร้อม เพื่อให้มั่นใจว่าผู้สมัครจะมีข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นในการเริ่มต้นการทำงานตั้งแต่วันแรก ซึ่งจะเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานโดยรวมและเพิ่มประสบการณ์ที่ดีในการเริ่มงาน และเป็นการรักษาผู้สมัครไว้กับบริษัทในระยะยาว

สิ่งที่ต้องรู้เมื่อเลือกระบบติดตามผู้สมัคร

ด้วยตัวเลือก ATS ที่หลากหลาย องค์กรจึงต้องประเมินปัจจัยหลายประการก่อนตัดสินใจเลือกเครื่องมือที่ดีที่สุดและตรงกับความต้องการมากที่สุดเพื่อการลงทุนอย่างคุ้มค่า

เข้าใจถึงปัญหาที่ต้องแก้ไข

ด้วยตัวเลือกระบบ ATS ที่มากมาย บริษัทควรคำนึงถึงเป้าหมายที่ต้องการเป็นอันดับแรก ตัวอย่างเช่น:

• หากองค์กรประสบปัญหาในการระบุและรับสมัครผู้มีความสามารถระดับสูง พวกเขาควรมองหาโซลูชัน ATS ที่สร้างคำอธิบายลักษณะงานแบบไดนามิก ประเมินทักษะก่อนการสัมภาษณ์โดยอัตโนมัติ และใช้ AI เพื่อสร้างโปรไฟล์ทักษะที่แข็งแกร่ง ที่ตอบโจทย์องค์กร

• องค์กรที่ประสบปัญหาด้านการสื่อสารและการมีส่วนร่วมของผู้สมัครตลอดกระบวนการจ้างงานควรระบุ ATS ที่มีการสื่อสารระหว่างบุคคลให้มากขึ้นและสร้างเกณฑ์มาตรฐานความคืบหน้าตลอดเส้นทางของผู้สมัคร

• หากองค์กรมีการจ้างงานทั่วโลก ก็ควรหาระบบ ATS ที่สามารถให้บริการเฉพาะกลุ่มได้มากขึ้น

ลงทุนในระบบที่เหมาะสมกับงบประมาณองค์กร

เช่นเดียวกับการลงทุนด้านซอฟต์แวร์หรือเทคโนโลยีใด ๆ ให้เริ่มต้นด้วยความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับข้อจำกัดด้านงบประมาณ ความสามารถขององค์กร นายจ้างควรทราบถึงความต้องการในการเปลี่ยนแปลงของธุรกิจและความเต็มใจที่จะนำเครื่องมือใหม่ๆ มาใช้ ผลตอบแทนจากการลงทุน และระยะเวลาที่คาดหวังประสิทธิผลจากการใช้ระบบ

ทำความเข้าใจโครงสร้างพื้นฐานด้านไอทีของคุณ

ตัวเลือกระบบ ATS อาจแตกต่างกันไปในแต่ละผู้ให้บริการ บริการเต็มรูปแบบที่ครอบคลุมอาจค่อนข้างซับซ้อน ดังนั้นบริษัทเองจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องแน่ใจว่าธุรกิจมีเวลาและทรัพยากรด้านไอทีเพื่อทุ่มเทให้กับกระบวนการที่อาจใช้เวลาหลายเดือนหรือหลายปี การใช้งานและการบูรณาการกระบวนการยังสามารถขยายออกไปได้นอกเหนือจากโครงสร้างพื้นฐานด้านไอทีที่มีอยู่ ระบบ ATS อาจจำเป็นต้องเชื่อมต่อกับซอฟต์แวร์ภายนอกที่มักมีความสำคัญต่อกระบวนการจ้างงาน แต่ไม่รวมอยู่ในระบบการติดตาม ซึ่งรวมถึงสิ่งต่างๆ เช่น การคัดกรองผู้สมัครก่อนการจ้างงานและการตรวจสอบประวัติ 

เราหวังว่าบทความนี้จะทำให้คุณได้รู้จักกับระบบ ATS มากยิ่งขึ้น และหากคุณมองหาตัวช่วยที่จะช่วยจัดการ การทำเงินเดือนในองค์กร ByteHR ก็มีโปรแกรมคำนวณเงินเดือน ที่จะช่วยให้แผนกทรัพยากรบุคคลของคุณทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้นและรวดเร็วมากกว่าเดิม แต่หากคุณยังไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นใช้โปรแกรมสำหรับ HR อย่างไรและฟังก์ชันต่างๆจะตอบสนองความต้องการใช้งานของบริษัทคุณหรือไม่ ลองปรึกษา ByteHR ได้ฟรีทาง  02 026 3297 หรือติดต่อ sales@byte-hr.com

ByteHR มีโปรแกรมสำหรับ HR ที่หลากหลาย ซึ่งเป็นโปรแกรม HR On Cloud ที่มีฟังก์ชั่นจัดการข้อมูลพนักงาน การคำนวณเงินเดือน การจัดการกะพนักงาน และบันทึกเวลาเข้าออกพนักงาน ฯลฯ ที่มีความยืดหยุ่นและสามารถปรับใช้ให้เข้ากับการทำงานขององค์กรได้อย่างหลากหลาย