จัดการระบบทำเงินเดือนให้เข้าที่ ในยุคค่าครองชีพพุ่งสูง
วิกฤตค่าครองชีพ อัตราเงินเฟ้อ เป็นเรื่องอันดับต้น ๆ ที่คนในปัจจุบันให้ความสำคัญ เพราะเราปฏิเสธไม่ได้ว่า วิกฤตเหล่านี้ทำให้เราอยู่ยากขึ้นกว่าเมื่อก่อน ทั้งธุรกิจและพนักงานต่างก็ปรับตัวแล้วปรับตัวอีกเพื่อเอาตัวรอดจากสถานการณ์ที่บีบคั้น ท่ามกลางสภาวะกดดันทางเศรษฐกิจ สิ่งที่บริษัทต้องระมัดระวังเป็นอย่างยิ่งคือการป้องกันไม่ให้เกิดความผิดพลาดทางระบบการจ่ายค่าตอบแทนหรือเงินเดือน ซึ่งเป็นประเด็นอ่อนไหวทั้งกับตัวพนักงานของบริษัท และส่งผลกระทบอันใหญ่หลวงต่อภาพลักษณ์และความน่าเชื่อถือของทางบริษัทได้
ยกตัวอย่างกรณีศึกษาในช่วงปี 2022 Asda หนึ่งในซุปเปอร์มาเก็ตรายใหญ่ของสหราชอาณาจักร ได้สร้างความโกรธแค้นให้กับพนักงานเป็นอย่างมาก เพราะเกิดข้อผิดพลาดในการทำเงินเดือนในระหว่างที่บริษัทผู้ให้บริการการทำเงินเดือนกำลังอยู่ในกระบวนการโอนถ่ายข้อมูลเงินเดือนของพนักงาน เป็นเหตุให้พนักงานได้รับเงินค่าจ้างน้อยกว่าความเป็นจริง เรื่องนี้กระทบต่อชื่อเสียงและความเชื่อใจของพนักงานของบริษัทเป็นอย่างมาก นอกจากนี้บริษัทยังต้องเผชิญกับการสอบสวนจากกรมสรรพากรอีกด้วย
ในฝั่งอเมริกา Mazars บริษัทผู้นำด้านการตรวจสอบบัญชีและให้คำปรึกษา ได้เปิดเผยว่า การป้อนข้อมูลบัญชีเงินเดือนแบบแมนนวลเป็นปัจจัยที่ใหญ่ที่สุดในข้อผิดพลาดของการทำบัญชีเงินเดือน นอกจากนี้ การพึ่งพาเทคโนโลยีมากจนเกินไปก็เป็นปัญหาเช่นกัน เพราะบางบริษัทอาจชะล่าใจในการทำทุกอย่างให้เป็นอัตโนมัติโดยไร้คนเข้ามาช่วยตรวจสอบ
Samantha O'Sullivan หัวหน้าฝ่ายนโยบายของ Chartered Institute of Payroll Professionals (CIPP) กล่าวว่าการสื่อสารระหว่างแผนกและการแบ่งปันข้อมูลที่ไม่ดีก็เป็นอีกสาเหตุสำคัญที่ทำให้เกิดข้อผิดพลาดเช่นกัน นอกจากนี้เธอยังกล่าวถึงปัญหาอื่น ๆ ที่ผู้ทำบัญชีควรระวัง เช่น การทำจ่ายที่มากเกินไป(แน่นอนว่าเอากลับมายาก เพราะถือเป็นความผิดพลาดของบริษัท) การละเมิดข้อมูลส่วนบุคคล และปัญหาทางเทคนิคต่าง ๆ รวมไปถึงการจ่ายเงินไม่ตรงเวลาและไม่ปรับระบบจ่ายเงินให้สอดคล้องกับข้อบังคับทางกฎหมายให้เป็นปัจจุบัน
ผลกระทบที่ตามมามีตั้งแต่ การสร้างความเครียดให้กับพนักงานโดยไม่จำเป็น ทำให้พวกเขาหวาดระแวงว่าจะไม่ได้รับค่าจ้างที่เป็นธรรมอยู่ตลอดเวลา หรือการที่เจ้าหน้าที่ฝ่ายทำเงินเดือนต้องมาตามแก้ไขข้อผิดพลาดในสลิปเงินเดือนซึ่งส่งผลต่อเรื่องขอภาษีอีก
ประเทศไทยเองก็ติด TOP10 อันดับประเทศ ‘หนี้ครัวเรือนต่อ GDP’ สูงสุดในโลก วิกฤตค่าครองชีพในตอนนี้ยิ่งเน้นย้ำถึงความจำเป็นในการจ่ายเงินให้พนักงานอย่างตรงเวลา
น่าเศร้าที่ยังมีองค์กรอีกมากที่ไม่คิดว่าระบบจ่ายเงินเดือนมีผลกระทบอย่างมากต่อความเป็นอยู่ที่ดีของพนักงาน ในความเป็นจริงแล้วนายจ้างต้องตระหนักว่า ข้อผิดพลาดหรือความล่าช้าเพียงเล็กน้อยในการจ่ายเงินเดือนพนักงานสามารถส่งผลกระทบใหญ่หลวงต่อชีวิตของพวกเขาได้ เพราะการจ่ายเงินเดือนเป็นเรื่องที่นอกจากจะส่งผลต่อสถานะทางการเงินของพนักงานแล้ว ยังส่งผลถึง อารมณ์ และความเป็นอยู่ที่ดีระหว่างพนักงานและองค์กร นายจ้างควรมองว่าการบริหารจัดการเงินเดือนเป็นหนึ่งในฟันเฟืองที่สำคัญในการสร้างธุรกิจนอกเหนือจากเรื่องเงิน เพราะพนักงานที่มีความสุขจะพาให้ธุรกิจก้าวหน้าได้เร็วขึ้น
จากประประสบการณ์ของ ByteHR เราขอแนะนำว่า เจ้าหน้าที่ทำเงินเดือนควรมีกระบวนการที่ชัดเจน มีแผนสำรองฉุกเฉินในกรณีที่เกิดเหตุไม่คาดฝัน มีเอกสารที่ชัดเจน และใช้เทคโนโลยีปรับระบบเงินเดือนให้เป็นแบบดิจิทัลควบคู่กับผู้เชี่ยวชาญเพื่อช่วงลดข้อผิดพลาดของมนุษย์ โดยคุณไม่จำเป็นจะต้องใช้ระบบที่มีความซับซ้อนอะไรมากมาย แต่ควรเน้นด้านการสื่อสารที่ดีระหว่างแผนกทรัพยากรบุคคลและแผนกการเงินให้สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ร่วมกัน
1. การปรับบัญชีเงินเดือนให้เป็นดิจิทัลไม่เพียงแต่กำจัดข้อผิดพลาดของมนุษย์เท่านั้น แต่ยังสามารถตอบสนองตลาดที่เปลี่ยนแปลงได้อีกด้วย ซึ่งลดความเสี่ยงของปัญหาด้านกฎระเบียบและต้นทุนที่เกี่ยวข้อง และยังทำให้ทุกคนได้รับข้อมูลที่สอดคล้องกัน
2. เพื่อให้แผนกต่าง ๆ สามารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ แต่ละแผนกควรรู้ข้อมูลวันทำจ่าย หรือผลที่ตามมาหากส่งข้อมูลที่มีผลต่อเงินเดือนล่าช้า เช่น ข้อมูลเวลา ขาด ลา มาสาย เป็นต้น
3. เพื่อเพิ่มความปลอดภัย แผนกบัญชีเงินเดือนควรมีแผนตั้งรับหากระบบเกิดขัดข้อง โดยใช้มนุษย์เป็นศูนย์กลางในการสื่อสาร เพื่อรับมือกับปัญหาที่ไม่คาดคิดได้ทันท่วงที
4.นายจ้างแบ่งชำระเงินเป็นหลายงวดในหนึ่งเดือน แทนที่จะชำระเงินครั้งเดียวเมื่อสิ้นเดือน เพื่อช่วยเหลือพนักงานที่มีความจำเป็น
ByteHR มีโปรแกรมบริหารจัดการบุคลากรที่มีฟังก์ชันการแสดงข้อมูล OT, โปรแกรมทำเงินเดือน, การหักเงินลาหรือขาดงานล่วงหน้า/เรียลไทม์อย่างแม่นยำ เพื่อให้พนักงานทราบอย่างชัดเจนถึงกำไรสุทธิของพวกเขาในวันที่ชำระเงิน ช่วยให้วางแผนทางการเงินได้ดีขึ้น โดยที่นายจ้างสามารถเลือกให้แบ่งระยะเวลาการจ่ายเงินได้สองช่วงต่อเดือน พนักงานสามารถเข้าถึงแดชบอร์ด OT ตารางเวลาทำงาน ฯลฯ ดังนั้นพวกเขาก็สามารถดูรอบวันจ่ายและเงินได้สุทธิก่อนวันจ่ายเงินได้
หากคุณต้องการวางแผนระบบการจัดการเงินเดือนให้ยืดหยุ่นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น เรายินดีให้คำปรึกษาได้ฟรีทาง 02 026 3297 หรือติดต่อ sales@byte-hr.com
